Backoffice automatisieren:Schluss mit Abtippen.
Lieferantendaten, Belege, Auswertungen und Kundendaten laufen automatisch dorthin, wo sie gebraucht werden. Mit einer Web-App, die an Ihre vorhandenen Systeme andockt. Ihr Team kümmert sich um die Ausnahmen, nicht um Copy & Paste.
Automatisierungen · Dienstag
6 Läufe
- 05:30Lieferanten-Import (SFTP)1.248 Positionen übernommen · 3 Preisabweichungen → EinkaufPrüfen
- 06:00Belegeingang rechnung@17 Belege zugeordnet · 2 ohne BestellnummerPrüfen
- 07:00Tagesbericht Geschäftsführungversendet an 3 EmpfängerOK
- 11:15Bestände Shop ↔ Warenwirtschaft312 Artikel abgeglichenOK
- 14:12Lieferdaten an AbnehmerLieferschein 40211 übertragen · LKW noch auf dem HofOK
- 14:40Preisliste Lieferant BDatei fehlt auf dem Server · Nachricht an EinkaufFehler
Kennen Sie das?
- Jeden Morgen kommt die CSV vom Lieferanten. Jemand öffnet sie, sortiert Spalten um und tippt Preise ins System.
- Rechnungen und Lieferscheine kommen als PDF per E-Mail. Sie werden ausgedruckt, abgelegt und später noch einmal abgetippt.
- Die Wochenauswertung baut jemand freitags aus drei Excel-Dateien zusammen. Ist die Kollegin krank, gibt es keine.
- Ihr Kunde will die Lieferdaten elektronisch, bevor die Ware ankommt. Heute verschickt sie jemand von Hand, wenn er daran denkt.
- Shop, Warenwirtschaft und Buchhaltung kennen sich nicht. Dazwischen sitzt ein Mensch mit Copy & Paste.
Das ist keine Frage von mehr Personal. Diese Arbeit kann eine Software übernehmen.
Was sich ändert
| Bereich | Heute | Automatisiert |
|---|---|---|
| Lieferantendaten | Heute: CSV öffnen, Spalten umsortieren, Preise abtippen | Automatisiert: Import läuft nachts automatisch. Abweichungen landen als Aufgabe beim Einkauf. |
| Belege | Heute: PDF drucken, ablegen, später abtippen | Automatisiert: Beleg wird ausgelesen, dem Vorgang zugeordnet und an die Buchhaltung übergeben. |
| Auswertungen | Heute: Freitags Excel zusammenbauen | Automatisiert: Bericht liegt jeden Morgen um 7 Uhr im Postfach und ist jederzeit als Dashboard abrufbar. |
| Daten an Kunden | Heute: Lieferdaten von Hand verschicken | Automatisiert: Daten gehen automatisch raus, sobald der Lieferschein erstellt ist. |
| Fehler | Heute: Fällt auf, wenn der Kunde anruft | Automatisiert: Die App meldet sich, sobald ein Import fehlschlägt oder eine Datei fehlt. |
Womit wir das lösen
Keine neue Branchensoftware, die Sie Ihrem Team beibringen müssen. Eine schlanke Web-App, die zwischen Ihren vorhandenen Systemen die Arbeit übernimmt.
Web-App statt weiterer Lizenz
Läuft im Browser auf PC, Tablet und Handy. Keine Installation, keine Updates pro Gerät. Rechte pro Rolle: Der Einkauf sieht Preise, das Lager nicht.
Anbindung an das, was Sie haben
Warenwirtschaft, Buchhaltung, Shop, E-Mail-Postfach, FTP oder SFTP, CSV und Excel, Schnittstellen per API. Sie wechseln keine Software.
Abläufe, die nachts laufen
Ein Backend auf einem Server in Deutschland arbeitet zeitgesteuert: Importe um 5:30 Uhr, Berichte um 7 Uhr. Jeder Lauf wird protokolliert.
Meldung statt Überraschung
Schlägt etwas fehl, erfahren Sie es sofort, nicht erst vom Kunden. Hilfe kommt per Telefon oder TeamViewer direkt auf Ihren Bildschirm.
Typische Automatisierungen im Backoffice
Lieferanten-Import
Preislisten und Bestände per CSV, Excel oder FTP. Geprüft, umgerechnet und übernommen, ohne dass jemand die Datei öffnet.
Belegeingang
Rechnungen und Lieferscheine aus dem Postfach auslesen, der Bestellung zuordnen und an die Buchhaltung weitergeben.
Berichte und Kennzahlen
Tages- und Wochenberichte entstehen automatisch aus Ihren Daten. Als E-Mail oder als Dashboard.
Mehr dazu →Datenaustausch mit Kunden
Lieferdaten, Auftragsbestätigungen und Lieferavis gehen im Format des Abnehmers raus, sobald sie entstehen.
Shop und Warenwirtschaft abgleichen
Preise, Bestände und Bestellungen fließen zwischen Onlineshop und Warenwirtschaft, ohne doppelte Pflege.
Mehr dazu →Freigaben und Aufgaben
Bestellungen über einem Betrag gehen zur Freigabe an die Geschäftsführung. Ausnahmen landen als Aufgabe beim Zuständigen.
Mehr dazu →
Aus der Praxis · Automobilzulieferer
Die Lieferdaten sind beim Abnehmer, bevor der LKW vom Hof fährt
- Ausgangslage
- Der Abnehmer verlangt die Lieferdaten elektronisch vor dem Wareneingang. Die Daten lagen in der Warenwirtschaft, verschickt wurden sie von Hand als CSV.
- Lösung
- Eine Web-App liest die Daten aus der Warenwirtschaft, prüft sie gegen die Bestellung des Abnehmers und überträgt sie automatisch, sobald der Lieferschein erstellt ist. Fehlerhafte Datensätze landen als Aufgabe beim Versand.
- Ergebnis
- Der Versand tippt nichts mehr ab. Der Abnehmer hat die Daten, bevor die Ware ankommt, und Rückfragen wegen fehlender Lieferdaten sind die Ausnahme.
So läuft es ab
- 01
Gespräch
Sie erzählen, wo im Backoffice Zeit verloren geht. Per Telefon oder mit TeamViewer direkt an Ihrem Bildschirm.
- 02
Ablauf ansehen
Wir schauen uns die echten Dateien, Postfächer und Masken an. Danach wissen Sie, was sich automatisieren lässt und was es kostet.
- 03
Erste Automatisierung
Wir starten mit dem Ablauf, der am meisten Zeit frisst. Er läuft stabil, bevor wir den nächsten bauen.
- 04
Betrieb und Ausbau
Wir überwachen die Abläufe, passen sie an, wenn sich Formate ändern, und bauen weitere dazu, wenn Sie das wollen.
Wer das baut
Unser technischer Leiter hat in Deutschland Werkzeugmechaniker gelernt und Informationstechnik studiert, Abschluss Dipl.-Ing. (FH). Er baut seit Jahren Datenaustausch und Web-Apps für Industrie, Zulieferer und Handel. Persönlich erreichbar von 13 bis 21 Uhr deutscher Zeit, per E-Mail rund um die Uhr.
Häufige Fragen
Müssen wir unsere Warenwirtschaft oder Buchhaltung wechseln?
Nein. Die Web-App dockt an Ihre vorhandenen Systeme an, per Schnittstelle, Datei-Export, FTP oder E-Mail-Postfach. Ihr Team arbeitet weiter in den gewohnten Programmen.
Wo liegen unsere Daten?
Backend und Datenbank laufen auf einem Server in Deutschland. Die Web-App selbst öffnen Sie im Browser. Wir arbeiten nach deutschem Datenschutzrecht.
Was kostet eine Backoffice-Automatisierung?
Das hängt vom Ablauf ab. Nach dem Gespräch und einem Blick auf Ihre Dateien bekommen Sie ein Angebot für den ersten Schritt. Ein einzelner Import ist ein überschaubares Projekt, keine ERP-Einführung.
Was passiert, wenn ein Lieferant sein Dateiformat ändert?
Die App bemerkt das beim nächsten Import und meldet sich, statt falsche Daten zu übernehmen. Die Anpassung übernehmen wir im Rahmen der Betreuung.
Brauchen wir dafür eine eigene IT-Abteilung?
Nein. Betrieb, Überwachung und Anpassungen liegen bei uns. Wenn Sie Hilfe brauchen, schauen wir per TeamViewer direkt auf Ihren Bildschirm.
Warum nicht einfach Zapier oder Make?
Für einfache Verknüpfungen zwischen Cloud-Diensten sind solche Werkzeuge gut. Müssen Daten geprüft, umgerechnet oder mit FTP und älteren Systemen ausgetauscht werden, stoßen sie an Grenzen. Dann ist eine eigene App zuverlässiger und im Betrieb oft günstiger.
Welcher Ablauf kostet Sie die meiste Zeit?
Rufen Sie an oder schreiben Sie. Wir sagen Ihnen, ob und wie sich das automatisieren lässt.